Komunikasi Indonesia

Perubahan Organisasi

Ahli komunikasi karyawan Gary Grates meyakini bahwa organisasi pada masa mendatang akan disusun dan dibangun dalam bentuk yang mengakomodasi perubahan dan komunikasi karyawan akan memainkan peran yang integral. Peran ini termasuk meramal dan memonitor hubungan dengan audiensi utama serta merencanakan struktur komunikasi yang fleksibel sehingga karyawan dapat memahami dan mendukung situasi serta lingkungan organisasi yang baru. Grates menyampaikan pelajaran berikut kepada para konselor PRSA.

1. Merencanakan untuk berkomunikasi menggantikan sebuah perencanaan komunikasi.

2. Pimpin dan arahkan orang melalui dialog, diskusi, dan perbedaan pendapat.

3. Berpikirlah secara eksternal  untuk melegitimasi tindakan internal.

4. Kenali serta ketahui tujuan dan prioritas yang dimiliki organisasi.

5. Terimalah kenyataan bahwa perubahan sesungguhnya terkait dengan  ketidakpastian.

6. Bantulah pihak manajemen untuk membalik inisiatif bisnis yang rumit  menjadi konsep yang sederhana dan mudah dipahami sehingga karyawan  dapat memahami semuanya dan berkontribusi terhadap keberhasilan implementasinya.

7.   Pahamilah apa yang dipahami manajer dan karyawan.

8. Jangan anggap remeh keinginan orang untuk memperoleh informasi yang relevan.

9.   Komunikasi harus terintegrasi dengan perubahan oleh pemimpin organisasi.

10. Ini adalah tentang bagaimana Anda  berpikir dan bukan apa yang Anda  lakukan.

11. Menjadi seorang guru.

12. Mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran informasi di antara dan antarmanusia.

Nilai-nilai karyawan telah bergeser. Jika karyawan ingin menjadi angkatan kerja yang produktif dalam masa yang berubah ini, mereka harus memahami mengapa karyawan mau bekerja untuk organisasi dan apa komitmen yang mereka inginkan.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 236-237 )

Sumber Informasi Karyawan

Kebijakan Komunikasi

Satu faktor dalam meningkatkan budaya organisasi adalah terbangunnya kebijakan komunikasi. Menurut ahli komunikasi Norman Sigband, manajemen puncak umumnya mengenali kebutuhann ini dan dengan tulus menginginkan komunikasi dua arah. Kemacetan dalam komunikasi perusahaan biasanya  ditemukan pada bagian tengah hierarki peusahaan. Kemacetan dalam proses komunikasi paling sering terjadi pada garis pertama di level supervisor.

Manajer public relations dapat memfasilitasi perubahan budaya dengan meyakinkan  pihak manajemen bahwa komunikasi, aktivitas keuangan\, personalia, pemasaran, promosi, dan hampir setiap bidang aktivitas organisasi, seharusnya telah memiliki kebijakan yang dinyatakan dengan jelas. Kebijakan yang tidak jelas meninggalkan ruang hampa yang berbahaya yang dengan cepat dapat diisi oleh rumor, kebingungan, dan kesalahan informasi.

Kebijakan informasi harus berorientasi pada tujuan dan bukan pada kegiatan. Dengan perkataan lain, daripada berbicara tentang masalah atau topic yang spesifik, kebijakan harus dapat membantu para karyawan untuk memahami, berkontribusi, serta mengidentifikasi sasaran dan masalah organisasi. Kebijakan komunikasi yang berhasil harus mereflesikan keinginan pihak manajemen untuk melakukan hal-hal berikut.

1. Terus menginformasikan tujuan, sasaran, dan rencana organisasi kepada para karyawan.
2. Menginformasikan segala kegiatan, masalah, dan pencapaian organisasi kepada para karyawan.
3. Mendorong  karyawan untuk memberikan masukan, informasi, dan timbal-balik kepada pihak menajemen berdasarkan pengalaman, pemahaman, perasaan, kreativitas, serta alasan yang mereka miliki.
4. Berterus terang dengan karyawan tentang segala isu yang negative, sensitive, dan controversial.
5. Mendorong komunikasi dua arah dengan frekuensi yang lebih sering, jujur, serta terkait pekerjaan antara manajer dan bawahannya.
6. Mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa penting secepat mungkin kepada semua karyawan, khususnya sebelum mereka mengetahuinya dari media. Mereka harus diberitahu lebih dahulu.
7. Bangunlah budaya yang mendorong munculnya inovasi dan kreativitas.
8. Desak setiap manajer dan para supervisor untuk mendiskusikan perkembangan perusahaan di masa datang dengan setiap bawahannya.

Para karyawan menginginkan informasi pertama kali langsung dari supervisor mereka, sebagaimana ditunjukkan oleh Tabel 10.1. Tempat terakhir ingin yang mereka dengar tentang berita perusahaan adalah dari media.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 235-236 )

Konsep Budaya Organisasi

Budaya organisasi mengacu pada karakter sebuah organisasi “sejarahnya, pendekatannya pada pengambilan keputusan, caranya memperlakukan karyawan, dan bagaimana dia berurusan dengan dunia luar”. Definisi lainnya menjelaskan budaya organisasi sebagai “jumlah keseluruhan dari nilai-nilai, simbol, makna, keyakinan, asumsi, serta harapan yang sama yang mengorganisasi dan mengintegrasikan sekelompok orang sedang bekerja bersama.”

Kajian mendasar pertama Excellence in Public Relations and Communication Management mengidentifikasi dua jenis budaya organisasi-otoriter dan partisipasi. Ciri budaya otoriter adalah adanya pembuatan keputusan yang terpusat pada CEO dan beberpa manajer di level tertentu. Setiap departemen memiliki agenda  berbeda, kadang agenda tersebut bertabrakan  dengan agenda departemen lain. Para karyawan tidak memiliki persepsi tentang pentingnya inovasi dan lebih banyak mengikuti perintah. Keyakinan mereka adalah bahwa supervisor mereka  tertarik kepada mereka hanya sebagai pekerja dan bukan sebagai manusia. Budaya otoriter ini biasanya bersifat tertutup dan resisten dengan perubahan dari luar organisasi.

Organisasi dengan budaya partisipasi menonjolkan nilai yang biasa ada dalam tim kerja. Para karyawan merasa diberdayakan dalam membuat keputusan daripada hanya menunggu perintah dari mereka yang berkuasa. Setiap departemen bekerjasama “seperti ole mesin yang baik”. Tujuan setiap departemen selaras dengan tujuan organisasi secara keseluruhan, Para pekerja merasa bernilai sebagai seorang manusia dan bukan sekadar sebagai seorang karyawan. Budaya organisasi partisipasi biasanya bersifat terbuka dengan ide-ide baru, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Tanggung jawab utama untuk budaya organisasi ini berada di pundak manajemen-para pembuat keputusan dalam organisasi. Para manajer sukses berusaha menciptakan budaya organisasi yang mendukung pencapaian tujuan organisasi. Sebagai contoh, pihak manajemen General Motors (GM) menyadari adanya pengaruh usaha para buruh industri otomotif terhadap produktivitas perusahaan pada decade terakhir dengan berusaha megubah budaya perusahaan. Manajemen GM membuang jauh-jauh budaya yang selama ini memandang para karyawan hanya sebagai sekrup perusahaan  menjadi “sumber daya potensial perusahaan”. “Kami ingin mereka (para karyawan) dapat mengembangkan sebuah rencana kerja tentang apa yang dapat mereka lakukan untuk membuat GM menjadi perusahaan yang lebih berhasil”, menurut wakil presiden GM bidang komunikasi.

Profesional public relations dapat membuat tiga kontribusi terhadap budaya tempat kerja yang produktif, yaitu :

1. Mereka dapat membuat kebijakan komunikasi organisasi berdasarkan pendekatan                yang berorientasi pencapaian tujuan ( goal oriented approach )

2. Mereka dapat membantu merancang program perubahan organisasi, dan yang paling  penting.

3. Mereka dapat memperlihatkan keahlian mereka sebagai komunikator para karyawan.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 234-235 )

Peran Komunikasi Karyawan

Komunikasi karyawan adalah suatu spesialisasi public relations yang berhubungan dengan “bagaimana para profesional public relations di korporasi, perusahaan konsultan, dan organisasi nirlaba membantu mewujudkan komunikasi yang efektif antarkaryawan dan antara karyawan dengan manajemen puncak”. Usaha komunikasi karyawan dimulai sebelum seorang karyawan dipekerjakan sampai pasca-kepergian karyawan tersebut dari organisasi. Dengan demikian, dari rekrutmen sampai setelah perpisahan, public relations memiliki peran penting dalam pengalaman kerja seorang karyawan.

Komunikasi karyawan, juga disebut dengan Komunikasi internal atau employee relations, menciptakan dan memelihara sistem komunikasi internal antara pemilik perusahaan dengan para karyawan. Garis komunikasinya dua arah, yaitu semua karyawan berpartisipasi secara bebas dalam sebuah pertukaran informasi.

“Para ahli tidak yakin bahwa kita akan kembali ke masa sebelum meledaknya istilah perusahaan yang paling tahu:”. Kenyataannya, karena ekonomi terus mengalami tantangan sehingga employee relations yang solid akan memainkan peran kunci dalam keberhasilan secara keseluruhan, kata Bernard Charland,  wakil presiden senior Golin Harris, sebuah perusahaan public relations internasional. Untuk memahami proses yang digunakan untuk mencapai keberhasilan dan peran public relations dalam proses tersebut, pertama kali kita harus membahas konsep  budaya organisasi.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 233-234 )

Wiki,Intranet, Ekstranet, dan Situs Web

Tidak ada satupun aplikasi teknologi yang telah mengubah media relations lebih dari Internet serta penggunaan wiki, intranet, dan ekstranet. Wiki adalah situs Web interaktif yang memperkenankan orang dengan hak keamanan untuk memposting dan mengubah isi postingnya. Wiki memengaruhi kedua intranet dan ekstranet karena wiki bersifat interaktif, sementara intranet dan ekstranet tidak. Istilah intranet mengacu pada sistem berbasis komputer untuk berkomunikasi dengan karyawan dan semua orang dalam lainnya, sementara ekstranet mengacu pada proses yang sama untuk menjangkau audiensi ekstranet seperti para investor, konsumen, pimpinan komunitas dan pemerintahan, dan lainnya. Situs Web media relations adalah sebuah lokasi yang didedikasikan untuk semua jenis informasi bagi semua pihak yang berkepentingan dengan media. Di dalamnya ada berita terkini termasuk informasi yang mengarahkan wartawan pada sumber informasi, position statement, kalender kegiatan, arsip pers rilis, arsip ceramah, serta materi tentang latar perusahaan dan pimpinannya.

Hampir semua situs Web perusahaan, organisasi, dan bahkan gerakan sosial memiliki tautan ke departemen media relation-nya. Halaman Web media relations menjadi ruang kerja wartawan secara online di mana spesialis software Vocus, Kay Bransford, menawarkan sepuluh tips dan penggunaannya.

1.      Buatlah tautan langsung dari home page anda ke situs media relations.

2.      Postinglah pers rilis bersamaan dengan saat rilis tersebut dibagikan kepada pers.

3.      Peliharalah database pers rilis yang dapat dicari.

4.      Tawarkanlah media kit online.

5.      Permudahlah wartawan menghubungi anda.

6.      Masukkan informasi tentang perusahaan dan pemimpinnya.

7.      Utamakan database yang dapat dicari dari liputan terbaru.

8.      Perkenankan wartawan untuk meminta berita.

9.      Buatlah daftar penghargaan dan hadiah yang pernah diterima.

Para ahli menyarankan organisasi dengan anggaran media relations terbatas untuk menggunakan juru bicara andal, membuat identitas grafik yang kuat, mengabaikan konferensi pers, membuat berita dengan sudut ekslusif untuk media yang berbeda, dan secara umum, buatlah suasana menyenangkan di situs media Anda.

Satu alasan mengapa strategi media berbasis internet menjadi begitu populer adalah karena ketersediaan dan bantuan dari penempatan media Internet serta adanya layanan tracking di internet. Media Link menawarkan kliennya sebuah versi elektronik dari layanan public relations tradisional seperti VNR Webcasting dan cybermedia tour,  sementara NetCurrents mengukur tren perubahan untuk mengorelasikan usaha public relations dengan pengaruh yang mereka miliki terhadap keberhasilan situs.

Diluar penggunaan situs Web untuk memperluas program media relations tradisional, praktik public relations menggarap buzz online dengan melakukan posting di newsgroup,sebuah tempat penyampaian pesan atau berita ke outlet media online dan newsletter. Spesialis media relations tahu bagaimana mengakses newsgroup merespons pertanyaan online, serta melacak apa yang telah dikatakan orang secara online tentang perusahaan dan pesaingnya.

Ahli media relations Carole Howard menyarankan kepada praktisi public relations untuk menginvestasikan waktu melakukan uji coba dan berinovasi di Internet. Buatlah home page. Postinglah pesan organisasi anda di home page. Buatlah forum online. Promosikan produk Anda kepada pengunjung online. Buatlah lomba online. Buatlah pusat krisis online yang terus diperbarui saat terjadi krisis. Tempatkan juru bicara Anda di chatroom untuk menyampaikan langsung berita Anda dan menjawab pertanyaan secara langsung.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 222-223 )

Really simple syndication (RSS)

Really simple syndication (RSS) adalah teknologi yang memungkinkan orang mendistribusikan dan menampilkan isi Web-nya. RSS menyediakan berita atau informasi lain yang dapat ditempatkan dan diakses oleh pemilik situs Web di situsnya. Isinya dikontrol oleh apa yang diputuskan oleh pemilik situs untuk didistribusikan. Isinya dapat digunakan untuk komunikasi internal atau eksternal karena RSS memberi cara yang bagus untuk sebuah organisasi agar tetap menjaga hubungan dengan partner, konsumen, dan karyawannya, dengan cara memberikan informasi tentang apa yang sedang terjadi dengan organisasi.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 222 )

Podcast

Podcast (salah satu metode untuk memublikasikan File suara di Internet serta mengizinkan pengguna untuk berlangganan dan memperoleh  file audio terbaru secara otomatis) menyediakan fasilitas audio dan videocast untuk digunakan di kemudian hari.

Awalnya, fasilitas ini digunakan untuk sebagai alat untuk memindahkan musik ke peralatan mobile yang disebut dengan iPods. Namun, podcast juga dapat disampaikan dengan cara lain melalui Web. Sebagai contoh, jaringan televisi besar sekarang memiliki podcast untuk berita mereka. Kebanyakan podcast digunakan untuk mengarsipkan berita sehingga nanti dapat digunakan oleh konsumen mereka. Hal ini memungkinkan seorang pengguna untuk mengunduh audio dan mendengarkannya ketika dia sudah siap. Satu kekurangan podcast adalah Anda tidak dapat mem-bookmark –nya atau mengindeksnya sehingga Anda harus mendengar podcast dari awal jika Anda sedang mencari sesuatu di dalamnya. Sekarang ada parusahaan yang memiliki produk yang dapat mengindekskan podcast.

Sumber buku : (  Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 221-222 )

Blog

Blog adalah jurnal online berbasis Web yang digunakan orang untuk membicarakan topic, pandangan, atau ide tertentu (lihat spotlight 9.2). Penggunaan blog adalah cara terbaik dalam menjangkau audiensi yang sangat berminat dengan topik tertentu.

Namun, selain efektif, blog juga memiliki lubang perangkap. Sebagai contoh, di antara tugas public relations karyawan  adalah menentukan bagaimana membuat para pekerja tetap sejalan dengan posisi organisasi. Pertanyaannya, kapan seharusnya seorang karyawan mengidentifikasi dirinya dengan perusahaan?. Beberapa organisasi memasukkan kebijakkan seperti itu dalam buku petunjuk karyawannya.

Masalah lainnya adalah terkait konsekuensi hukum dari apa yang Anda bicarakan di dalam blog. Seorang kolumnis menulis, “Namun, membuatnya bebas bukan berarti tanpa risiko dan hal ini menyangkut hal yang lebih dari  sekedar mengeringkan cucian kotor Anda secra tidak hati-hati.” Dia menambahkan, “ Kadang-kadang membicarakan dengan bebas dan secara terbuka ke publik tentang orang lain atau sebuah organisasi dapat membuat Anda terancam oleh perkara hukum jika Anda mengkritisi mereka atau mengungkap informasi yang tidak ingin mereka ungkapkan pada publik, dengan atau tanpa First Amandment. Pada waktu yang lain, hal tersebut dapat membuat Anda dipecat.

Sumber buku :

(  Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 220-221 )

Blog, Podcast, dan RSS Feeds

Blog, podcast, dan RSS Feeds adalah penggunaan teknologi terbaru yang telah diadopsi oleh para konsumen dan telah membawa keberhasilan dalam kerja public relations  sebagai alat untuk berkomunikasi dengan audiensi target. Dari ketiga penggunaan teknologi tersebut, blog adalah yang paling banyak digunakan audiensi. Hanya dalam waktu setahun lebih, jumlah pengguna Internet yang membaca blog telah menigkat dari 11% menjadi 27%, menurut Pew Internet and American Life Project.

Sumber buku :

(  Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 220 )