Kebijakan Komunikasi

Satu faktor dalam meningkatkan budaya organisasi adalah terbangunnya kebijakan komunikasi. Menurut ahli komunikasi Norman Sigband, manajemen puncak umumnya mengenali kebutuhann ini dan dengan tulus menginginkan komunikasi dua arah. Kemacetan dalam komunikasi perusahaan biasanya  ditemukan pada bagian tengah hierarki peusahaan. Kemacetan dalam proses komunikasi paling sering terjadi pada garis pertama di level supervisor.

Manajer public relations dapat memfasilitasi perubahan budaya dengan meyakinkan  pihak manajemen bahwa komunikasi, aktivitas keuangan\, personalia, pemasaran, promosi, dan hampir setiap bidang aktivitas organisasi, seharusnya telah memiliki kebijakan yang dinyatakan dengan jelas. Kebijakan yang tidak jelas meninggalkan ruang hampa yang berbahaya yang dengan cepat dapat diisi oleh rumor, kebingungan, dan kesalahan informasi.

Kebijakan informasi harus berorientasi pada tujuan dan bukan pada kegiatan. Dengan perkataan lain, daripada berbicara tentang masalah atau topic yang spesifik, kebijakan harus dapat membantu para karyawan untuk memahami, berkontribusi, serta mengidentifikasi sasaran dan masalah organisasi. Kebijakan komunikasi yang berhasil harus mereflesikan keinginan pihak manajemen untuk melakukan hal-hal berikut.

  1. Terus menginformasikan tujuan, sasaran, dan rencana organisasi kepada para karyawan.
  2. Menginformasikan segala kegiatan, masalah, dan pencapaian organisasi kepada para karyawan.
  3. Mendorong  karyawan untuk memberikan masukan, informasi, dan timbal-balik kepada pihak menajemen berdasarkan pengalaman, pemahaman, perasaan, kreativitas, serta alasan yang mereka miliki.
  4. Berterus terang dengan karyawan tentang segala isu yang negative, sensitive, dan controversial.
  5. Mendorong komunikasi dua arah dengan frekuensi yang lebih sering, jujur, serta terkait pekerjaan antara manajer dan bawahannya.
  6. Mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa penting secepat mungkin kepada semua karyawan, khususnya sebelum mereka mengetahuinya dari media. Mereka harus diberitahu lebih dahulu.
  7. Bangunlah budaya yang mendorong munculnya inovasi dan kreativitas.
  8. Desak setiap manajer dan para supervisor untuk mendiskusikan perkembangan perusahaan di masa datang dengan setiap bawahannya.

Para karyawan menginginkan informasi pertama kali langsung dari supervisor mereka, sebagaimana ditunjukkan oleh Tabel 10.1. Tempat terakhir ingin yang mereka dengar tentang berita perusahaan adalah dari media.

Sumber buku :

(Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. hal. 235-236 )