Teori Sistem Public Relations

Teori sistem sangat berguna dalam public relations karena memberi kita sebuah cara untuk memikirkan tentang hubungan. Secara umum, teori sistem memandang organisasi sebagai suatu wadah yang tercipta dari bagian yang saling terkait, yang dapat beradaptasi serta menyesuaikan diri terhadap perubahan dalam bidang politik, ekonomi, dan lingkungan sosial di mana organisasi itu beroperasi. Organisasi biasanya memiliki batas yang jelas, di mana di dalamnya harus ada struktur komunikasi yang mengarahkan setiap bagian organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Pemimpin organisasi bertugas menciptakan dan memelihara struktur internal ini. Grunig, Grunig, dan Dozier menyatakan bahwa perspektif sistem menekankan adanya saling ketergantungan organisasi dengan lingkungan mereka, baik lingkungan internal maupun eksternal.

Menurut perspektif sistem, organisasi bergantung pada sumber daya dari lingkungan mereka, seperti “bahan mentah, sumber pekerja, klien atau konsumen dari layanan yang diberikan, atau produk yang mereka hasilkan.” Organisasi dengan sistem terbuka menggunakan orang-orang public relations untuk mencari informasi tentang seberapa produktifkah hubungan mereka dengan klien, nasabah, dan stakehollder lainnya. Sementara organisasi dengan sistem tertutup tidak berusaha mencari informasi baru. Pengambil keputusan beroperasi dengan mendasarkan pada apa yang terjadi pada masa lalu atau berdasarkan keinginan pribadi saja. Organisasi merupakan bagian yang lebih besar dari lingkungan yang terbuat dari banyak sistem.

Dalam lingkungan sistem akan terdiri komunitas yang berkaitan. Kelompok inilah yang disebut dengan stakeholder karena “mereka dan organisasi memiliki konsekuensi satu sama lain” mereka menciptakan masalah dan kesempatan satu sama lain. Kita bisa menggunakan teori sistem ini tidak hanya untuk menguji kualitas hubungan dengan stakeholder eksternal, tetapi juga untuk melihat fungsi internal dan stakeholder organisasi kita. Organisasi menyusun pegawai mereka dengan fungsi dan pekerjaan yang spesifik. Banyak departemen yang berbeda, seperti akuntansi, hukum, dan public relations membuat sendiri fungsi manajerialnya. Fungsi produksi dari sebuah organisasi adalah karya dari semua pekerja, termasuk pekerja yang cakap atau kurang cakap, yang menghasilkan sesuatu atau memberikan layanan kepada konsumen. Sementara fungsi pemasaran dilakukan oleh para staf penjualan. Semua pekerja dari unit yang berbeda ini sesungguhnya saling bergantung satu sama lain.

Teori sistem bagi saya sangat mempermudahkan saya melihat atau menilai bagaimana koordinasi kerja di sebuah organisasi atau perusahaan berjalan baik atau tidak, menghasilkan produktivitas kerja di semua bagian. Tidak ada bagian-bagian kerja yang berjalan sendiri-sendiri. Dan komunikasi yang interaktif dapat mempertahankan kekuatan dalam sebuah sistem.

Sumber Buku :

( Public Relations Profesi dan Praktik, Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman,  Elizabeth L.Toth. Hal. 41 )